Év vége, Mikulás, Karácsony, ajándékok, pénzügyi zárás, és még számtalan szebbnél szebb gondolat... Sikerült valamennyit pihenni? A 2007-re szóló internetes stratégiából elvileg megvagyunk a weblapunkkal. Lépjünk akkor picinyt tovább!

Mára egy cég életében egyre inkább rutin az internet használata. E-mailezel? Használsz MSN-t, Skype-ot? Küldessz ki e-mail hírlevelet? Szoktál kapni ajánlatokat e-mailben? Van a cégnél belső körlevél? Intranet? Esetleg blog? Valami biztosan! De miért érdekes ez egy tervezésnél? Lehet ezekkel valamit kezdeni?

Az e-mailt állandóan használjuk, céges levelezésre is. Nézzük meg, jól használjuk-e! Mire figyeljünk oda? Elsőként az e-mail címre! Először is, ne az internet szolgáltatónk domain nevét használjuk... hanem a sajátunkat. Aztán a név az legyen kiírva és legyen azonos mindenkinél a formája, valahogy így: vezetéknév.keresztnév@cégnév.hu Ha levelezünk külföldre is, akkor legyen keresztnév.vezetéknév@cégnév.hu forma is. Fontos az egységes arculat, mert sokan ebben a formában fognak először találkozni velünk!

Hopp, ne szaladj, maradjunk még az e-mailnél! Szoktál tárgyat adni az e-mailnek? Ja, mert különben kiabál a leveleződ... És szoktál oda-vissza válaszolgatások után egésszen másról írni, mint ami a tárgyban van? Ugyehogy ugye?

Az üzleti levelezésben fokozottan fontos a tárgy mező! Én kapok egy nap 30-40 fontos (és legalább ugyanannyi kevésbé fontos) levelet! Lehet, az egyik épp tőled jött... Amit elteszek valahova. Aztán ha később kell, akkor valahogy meg kell találnom. Pl. a tárgy mező alapján... Ezért adj meg pontos tárgyat!

Slágerlistánk élén, továbbra is az e-mailnél maradva: használjunk aláírás sablont a levélben. Legyen benne a nevünk, pontos beosztásunk, a pontos cégnév, elérhetőségünk (a személyes), akár az e-mail címünk is (mert ha továbbküldik a levelet, akkor a fejlécben levő elveszhet), és a cégünk webcíme. Ezek legalább. De odaírhatunk egy sor reklámot is... Ilyet, hogy: Cipőt a cipőboltból! meg Fél kiló banner akciós áron! vagy Megérkezett az új téli kollekció. Ez ott nem tolakodó, de hasznos lehet. Sőt, a tapasztalat az, hogy hasznos is!

Nézzünk szét a belső kommunikációban is kicsit! Ha minden hülyeség miatt e-mail írunk a mellettünk ülőnek (Láttad azt a szöszit a büfében? Már megint mint akar ez a barom? Mennyi négyszernégy?), akkor sürgőssen kezdjünk el használni valami közvetlen üzenet küldőt: MSN-t, Skype-ot, ICQ-t, akármit. Azért lehetőleg mindenki ugyanolyat...

Mondjuk kifelé, partnerek felé is használhatjuk ezt. Éppen ezért fontos, hogy az ilyen megoldás valahol az e-mail és a telefon között van (ha írásban történik, mert egy szóbeli skype beszélgetés ugye pont olyan, mint a telefon...), és le is menthető az egész! Mentsük is... De nem arra való, hogy itt briefeljük meg a kollégát, hogy itt küldjünk ajánlatot a partnernek és itt kérjük meg kedvesünk kezét. Ez csevegésre való, pontosításra, ilyesmire. A lényeg továbbra is e-mailben menjen!

Ha már e-mail, szedjük megint elő: csatolt file-ok. Felszisszentél? Kaptál már 15 mega vicces videót egyben? Vagy küldtél el véletlenül egy félkész ajánlatot? Amennyire jó dolog a csatolás, annyira sokat lehet szívni vele. Én pl. azt javaslom, hogy cégen belül inkább megosztott könyvtárakat használjunk file pakolgatásra, kifelé pedig ha lehet többszörösen ellenőrzött levél menjen. És ha a csatolás nagyobb 1 megánál, akkor azért egyeztessük, tudja-e fogadni a másik fél. Meg azt is, mit tud fogadni... Mert pl. tömörített file-t, exe-t, ilyesmiket sokan nem. Ha lehet, ne word doksiban (tudod, .doc) küldjük az ajánlatot, mert abban sok butaság benne maradhat, hanem generáljunk pdf-et belőle. Van erre ingyenes progi is, teljesen jó, és biztos azt kapja a partnerünk, amit küldeni akarunk.

Ingoványos talaj még a hírlevél. Ez olyan téma, amiről külön lehet tanfolyamot tartani (szoktak is). Ha van hírleveled (vagy tervezed, hogy lesz), akkor egy dolgot kérek: profi módon használd! Hogy ez mit jelent, arról most csak röviden:

• ne legyen spam, azaz olyanoknak küld, akik kérték
• ne legyen túl nagy, ha lehet maradj fél mega alatt
• hasonlítson a céged megjelenésére
• olyanról írj, ami tényleg érdekes, mert különben leiratkoznak
• nézd át a helyesírást
• írj valódi, de érdekes tárgyat
• lehessen leiratkozni a hírlevélről
• és mérd, mennyire aktívan olvassák!

És hogy ezeknek itt mi köze van a 2007-es stratégiához? Ez is a céged, ezt is rendbe kell tenni és rendben kell tartani. Ha minden tökéletes, akkor csak ellenőrzés volt az egész, és elégedetten várhatod az Angyalkát Karácsony este. De ha valamit javítani kell, akkor elő a post-ittel, vésd fel magadnak, és legkéssőbb a két ünnep között kezdj el vele foglalkozni. Meg fogja érni!