Közeledik a Karácsony, és ez azt is jelenti, hogy közeledik az az őrültekháza, amikor jó esetben annyi munka és annyi új ügyfél lesz, hogy hosszas túlórákkal is csak nehezen tudjuk feldolgozni az igényeket. Ilyenkor jön igazán jól egy ügyfélkezelő rendszer, vagyis egy CRM. A blogot támogató MiniCRM-hez kapcsolódó bejegyzés ez is, amit most olvasol, így a téma elsősorban ehhez a rendszerhez kapcsolódik, de azt hiszem általános megfontolni valókat is tartalmaz.
Van egy olyan része a MiniCRM rendszernek, ahol az összes ügyfelünk esetében meg tudjuk nézni, éppen mi van velük, kivel mi történik. Ez az ügyfelek állapota, vagyis a státuszuk. A MiniCRM alapértelmezésben javasol különféle státuszokat, amik sok esetben használhatóak is, de egyáltalán nem biztos, hogy nekünk pont ezekre van szükségünk. Ne akarjunk előre beállított sablonba gondolkozni, hanem végezzük el a szükséges testreszabását a rendszernek!
Persze mielőtt nekiesünk a MiniCRM felületének, gondolkozzunk! Ez az a rész, amikor nem kell még számítógép sem, hanem le kell ülni, és végig kell gondolni, milyen folyamatok is történnek a cégünknél. Ez egyébként a legfontosabb lépés az egész CRM használatban: amikor modellezük a cégünket, amikor leírjuk, miből mi következik, milyen munkafolyamatok alkotják a tevékenységünket. És természetesen leírjuk azt is, hogy ezekben a folyamatokban az ügyfeleinkkel mikor mi történik.
Természetesen ezt nem találgatással vagy a képzeletünk segítségével kell megcsinálni. Az ügyfeleinket ismerjük, válasszunk ki közülük minél több különböző igényűt. Legyen egy szűkített ügyféllistánk, amik között ott van a két legnagyobb forgalmat hozó ügyfél, a két legnagyobb hasznot hozó ügyfél (ezek ugye nem mindig ugyanazok), a két legújabb és a két legrégebbi, még meglévő ügyfél is. És ne felejtsük el felvenni a két legproblémásabb ügyfelet se...
Nos, ha megvan ez a lista, akkor szépen vegyük végig, hogy néz ki egy-egy munka az ügyfél megkereséstől a megrendelésen keresztül a megvalósításig, majd a számlázásig és az utókövetésig. Minden egyes lépést írjunk le. Ezek a lépések lesznek az alap státuszok, vagyis az ügyfélállapotok. Mivel ezt sok ügyfélnél megtesszük, így könnyen lehet, több tucat ügyfélállapotot is alkotunk. Ha ezt soknak érezzük, akkor kezdjük el ezeket az állapotokat csoportosítani, összevonni. És a végén így fogunk kapni egy státuszlistát.
Most ezt a listát "helyettesítsük vissza", azaz a kiválasztott cégek esetében nézzük meg, hogy minden lépés leírható-e ezekkel. Ha igen, készen is vagyunk, léphetünk be a MiniCRM-be, és ott a Testreszabás - Státuszok menüpontban rögzíthetjük is az ügyfélállapotokat.
Ezek után már könnyedén követhetjük a cégünknél a folyamatokat. És ha véletlenül valami új dolog történik, és kellene egy újabb státusz, az se baj. Mindig lesz lehetőségünk újat felvenni.
Így egy újabb fontos feladatot sikerült megoldanunk, és ezzel még pontosabban láthatjuk majd, hogy hogyan állnak az üzleti folyamataink. Vagyis hogy tudjuk, hogy kivel, mikor és mit kell az értékesítés adott fázisában tennünk.
(x)
Utolsó kommentek