Amikor belevágunk valamilyen üzleti tevékenységbe, akkor először kitűzzük a célt. De az okos (smart) célválasztás azt is jelenti, hogy kitűzünk határidőt is: mikorra szeretnénk elérni a célunkat. És ezt követően minden egyes lépésünk határidőhöz kötött: mikorra legyenek készen a tervek, a kampányok, a fejlesztések - minden.
De ha dolgoztál már alvállalkozóval, akkor biztosan tudod, hogy a vállalt határidő általában csak egy jó becslés: a munka soha nincs akkorra kész, mint amit vállaltak... De vajon miért van ez?
Először is, fontos tudnunk, hogy a fenti kijelentés, miszerint mindig és mindenki csúszik, nem igaz. A valóságban általában időre elkészülnek a munkák, csak az annyira természetes, hogy fel sem tűnik. De kezdődik a kampány, le kell adni időben a hirdetést, számos ok lehet, ami eleve lehetetlenné teszi a csúszást. És persze egy jól meghatározott határidő általában tartható is.
De akkor miért csúsznak mégis egyes munkák? Ügynökségként érdekes helyzetben vagyunk: félúton állunk a megrendelő és a kivitelező között. Végignéztem, milyen okok vezettek csúszáshoz az elmúlt pár éves időszakban, és leginkább az alábbi problémákat láttam:
Rossz tervezés
Nem gyakori, de előfordul, hogy amikor a tervek készülnek, félremegy valahol a folyamat, és nem lehet azt és úgy megvalósítani, ahogy eredetileg a megrendelő elképzelte. Ilyenkor jön a tologatása a problémának: mit lehet, mit nem lehet, hogyan kellene mégis. Változik a projekt, ezzel változik minden: az ár, az erőforrások és a határidők is.
Fölösleges bevállalás
Előfordul, hogy a kivitelező vállal el úgy feladatot, hogy tudja, nem lesz kész időre, de kell a munka. Lehet probléma a megrendelő által kért túl rövid határidő és annak elfogadása, de lehet probléma az is, hogy feltorlódnak a munkák a kivitelezőnél. De be kell vállalni, így már a megrendeléskor látszik, itt csúszni fognak a határidők...
Folyamatos változás
Ez az egyik leggyakoribb oka a csúszásnak: menet közben megváltoznak azok az igények, amelyek a megrendelőtől érkeznek. Ilyenkor nincs mit tenni, mindent újra kell tervezni, be kell iktatni az új igényeket, stb. Ez lényegében minden esetben biztos csúszáshoz fog vezetni.
Kivitelezői váratlan problémák
Ilyen is előfordult: kivitelezés közben történt változás a végrehajtó cégnél. Elment a vezető programozó, kiesett az erőforrások egy része, ad absurdum csődbe ment a cég. Ezek mind olyan új helyzetet teremtenek, amelynek a vége a folyamat megváltoztatása, ami aztán a határidő csúszásával is jár.
Túlzó elvárások
Kicsit hasonlít a fölösleges bevállalásra, de a probléma menet közben derül ki. A megrendelő áll elő olyan elvárásokkal, amelyeket az elején nem sikerült tisztázni, adott esetben teljesen mást vár, mint amit kap. Ilyenkor már önmagában az, hogy több körben történik a fejlesztés, kivitelezés, csúszáshoz vezethet.
Megrendelői döntésképtelenség
Hiába gyors és pontos a kivitelező, ha napokat, akár heteket kell várni a megrendelőre, ha válaszolni kell. Ha nem fogadják el időben a feladatokat, nem érkeznek időben kommentek, akkor ez vezet a csúszáshoz. Ez is gyakori probléma.
Megrendelői csúszások
Végül a top 3 oknak ez is a része: elkezdődik a kivitelezés, kellenek az inputok, de nem érkeznek meg. Kellenek a weblap szövegek, kellenek a kampányhoz a termékek, kell bármi olyan információ, ami nélkül nem lehet továbblépni, és nincs meg. Várunk, és ezzel csúszik minden...
A fenti okokat azért érdemes ismerni, mert egy jelentős részük kiküszöbölhető. A megfelelő projekt management, az alapos tervezés, a jó kivitelező kiválasztása mind szükséges. De sajnos a leggondosabb tervezés mellett is előfordul, hogy mégis beüt valami a fentiek közül. És olyankor borulhatnak a határidők.
Okos megrendelő erre úgy készül fel, hogy kalkulál a csúszással is: amire 4 hetet mondanak, arra hagy hat hétnyi időt, amire 2 napot, arra van egyébként egy hét, és így tovább. Ennek a megoldásnak egyetlen hátránya van: nem mindig van ennyi idő...
Határidőre készen lenni egy olyan tudás, amely értéket képvisel. Dolgoztam olyan nyomdásszal, aki azért tudott magasabb árat elkérni, mint a konkurensei, mert a magasabb árért mindig, minden esetben szállított határidőre. Soha nem késett - ha valamit nem lehetett megcsinálni időre, el se vállalta. És mivel sosem késett, így lehetett rá számítani, a magasabb árral lényegében a megrendelő a nyugalmát vette meg. Így is lehet.
Határidőre.
Utolsó kommentek