Mára az a normális, hogy az üzleti ajánlatainkat e-mail formájában küldjük el a partnereinknek. Ezt általában csatolt file segítségével tesszük meg: Word, Excel vagy pdf dokumentumot használunk. Az e-mailbe pedig nem is nagyon írunk semmit, csak annyit kb., hogy "mellékelten küldöm ajánlatunkat".

Ez jellemzően jó is, de van azért néha, hogy gyorsan kellene tudnia elolvasni az ajánlatot a címzettnek. Ez azt jelenti, hogy telefonon olvasná el - és ilyenkor a csatolt file-ban lévő ajánlat annyira nem előnyös. Igaz, vannak arra programok, hogy megnyissák a fenti formátumokat, de ezzel több baj is van: a nagyobb file-ok letöltése idő és pénz, a megnyitott dokumentumokban nehéz tájékozódni a kis képernyőn, nem beszélve arról, hogy egy kicsit is lassabb telefonon akár meg sem nyílik az ajánlatunk...

A megoldás viszont nagyon egyszerű: ne csak a csatolt file-ba írjuk bele az ajánlat lényegét, hanem a levél törzsébe is. Vagyis, ha az ügyfelünk megkapja a levelet, akkor nem kell megnyitogatnia a csatolmányokat, elég átfutni a lényeget.

Mai tippünk: az ajánlataid lényegét ismételd meg a levélben, ne csak a csatolással legyen benne, hogy a címzett gyorsabban is el tudja olvasni!